Ứng dụng phần mềm Trello trong Thiết Kế Kiến Trúc

Qui mô công ty Kiến Trúc, Nội Thất phù hợp với Trello

Trello là phần mềm thích hợp nhất cho nhóm 3 - 10 người, lí do sẽ được giải thích ở phần Bản Free và bản Trả Phí khác nhau như thế nào. Mà hầu hết  các công ty hay văn phòng Thiết Kế Kiến Trúc - Nội Thất của Việt Nam có lượng nhân sự tương đương. Vì vậy, đây là ứng dụng phù hợp nhất dành cho Kiến Trúc Sư trong thời kì đầu xây dựng tên tuổi của bạn – Thời Kì Bắt Đầu Khởi Nghiệp.

Đây là bài viết chuyên sâu chỉ dành cho các đối tượng studio thiết kế Kiến Trúc-Nội Thất khi áp dụng phần mềm này trong công ty bạn và kết hợp với các bạn freelancer bên ngoài cũng có thể sử dụng 1 cách vô cùng hiệu quả.

Cách tạo tài khoản Trello, thêm cộng sự của bạn vào Trello

Đầu tiên bạn click vào phần đăng kí của Trello để đăng kí 1 acc trên Trello. Việc đăng kí vô cùng dễ dàng chứ không bắt phải điền nhiều thông tin nhiêu khê như các forum hay các app khác của Việt Nam (đòi SĐT, ngày sinh, địa chỉ ...)

Sau đó, bạn cũng phải yêu cầu những nhân viên của bạn hay partner mà bạn hợp tác online tạo 1 tài khoản như vậy để từ đó bạn có thể JOIN họ vào các phần JOB mà bạn tạo ra. Như vậy, tài khoản của bạn là nơi chứa Data gốc về phần công việc bạn đang triển khai 1 dự án, những người JOIN vào là để XEM và cùng triển khai các yêu cầu công việc mà bạn nhận được từ phía khách hàng.

Sau khi cài đặt xong, bạn sẽ ra giao diện như này

1. Giao diện mới vào sẽ trống trơn như này. Nhiệm vụ của bạn- người chủ doanh nghiệp là phải thiết lập HỆ THỐNG. Bạn CLICK vào nút Tạo Nhóm. Chú ý là công việc thiếp lập ban đầu này bạn nên dùng bản PC (dùng web) để làm vì bản PC bao giờ cũng đầy đủ tính năng hơn bản điện thoại hay Ipad (AD test rồi).

2. Khi bạn thêm các bảng thì bạn nên để số thứ tự 1. 2. 3.  ở đầu phòng ban bạn setup để sắp xếp thứ tự mà bạn ưu tiên cho dễ vì Trello  ưu tiên bảng chữ cái và số đếm để cho bảng đó lên trên cao. Ví dụ trong hình mình tạo ra 3 nhiệm vụ chính trong 1 công ty thiết kế quy mô nhỏ: Thiết Kế, Kinh Doanh và Marketing. Mình quan trọng nhất là sử dụng Phòng Thiết Kế nên mình gán thêm 1. để mục này luôn ở trên cùng

Ứng dụng Trello cho Phòng Thiết Kế

Theo kinh nghiệm AD, ở Mục Lớn 1. Phòng Thiết Kế các Kiến Trúc Sư nên để mỗi bảng là 1 dự án cụ thể - có gắn tên "khách hàng và vị trí dự án" như ảnh sau:

Nếu dự án nào triển khai xong xuôi, bạn nên tạo ra 1 MỤC LỚN khác và chuyển Bảng hoàn thành (là những dự án đã kết thúc) về để lưu trữ lại. Còn trong MỤC LỚN 1.Phòng Thiết Kế chỉ là những dự án đang và sẽ triển khai.

Đánh dấu sao là các dự án mà bạn đang cần tập trung hoàn thành sớm sẽ xuất hiện riêng 1 mục. Vì sau này bạn sẽ có hơn 50-100 bảng khác nhau nên việc tìm kiếm sẽ mất thêm tầm 10s-15s trong khi làm như trên hình bạn sẽ tìm thấy trong 1s. Thật tiện phải không các Kiến Trúc Sư ?

Tiếp đến là hướng dẫn phần JOIN thành viên khác vào Bảng Trello của công ty bạn.

1. Bạn click vào đây để mời nhân viên của bạn tham gia

2. Gõ mail của nhân viên bạn, nếu nhân viên bạn đã đăng kí trên Trello sẽ hiện ra tài khoản. Sau đó bạn click Mời Vào Nhóm

3. Kết quả bạn đã mời thêm bạn nhân viên đó với Vai trò là Bình Thường, vai trò của bạn là Quản Trị Viên.

Các Kiến Trúc Sư chú ý là thao tác đó mới chỉ là JOIN nhân viên của bạn vào Mục Lớn 1.Phòng Thiết Kế. Bạn phải vào từng bảng Dự Án riêng biệt để Mời Tiếp 1 lần nữa Nhân Viên đang phụ trách công việc đó nữa nhé. AD thấy vậy là hợp lý vì mặc dù bạn có 5 nhân viên thiết kế nhưng chắc chắn bạn sẽ chia ra 1 nhóm 1-3 người này làm dự án này, còn lại làm dự án khác trong cùng một thời điểm. Những ai không phận sự trong dự án này thì không nhất thiết phải nhìn để tập trung vào dự án mà họ đang phải làm.

Cách thức hoạt động của Trello

Vậy đã xong phần khởi tạo và rủ rê partner vào , tiếp đó là bên trong  1 Bảng Dự Án Cụ Thể, các Kiến Trúc Sư sẽ bố trí ra sao? Thường thì dùng Trello là sẽ dùng sơ đồ Kanban như hình dưới

Các Kiến Trúc Sư nên tìm hiểu bảng Kanban là như nào (search GG 5 phút  là hiểu) và sẽ hiểu cách vận hành của Trello. Tức ở cột đầu tiên là Việc Cần Làm, bạn đi gặp khách nhận yêu cầu thiết kế dự án, bạn tạo các thẻ để nhân viên mình làm, bạn chuyển thẻ công việc đó sang cột Đang Triển Khai để nhân viên bắt đầu làm. Nhân viên làm xong Job đó sẽ chuyển sang mục Để Kiểm Tra, bạn check xong OK thì bạn chuyển sang cột Hoàn Thành. Thao tác chuyển thẻ từ cột này sang cột kia rất dễ dàng kể cả khi dùng app điện thoại hay Ipad.

Nhưng hôm nay AD sẽ trình bày 1 phương pháp triển khai hoàn toàn mới các Cột trong Trello, các Kiến Trúc Sư có thể copy hay sáng tạo thêm cho phù hợp văn phòng thiết kế của mình. Vì độ chuyên môn hóa của các bộ môn Kiến Trúc rất cao nên làm kiểu Kanban truyền thống sẽ khiến bảng làm việc của bạn sẽ rất rối rắm. Vì vậy AD đã sáng tạo ra 1 cách mới chỉ áp dụng cho các Studio Kiến Trúc và đã áp dụng ngon lành suốt 3 năm qua mà không thay đổi chút nào. Việc đầu tiên, là tạo 1 FORM CHUẨN cho 1 khách hàng như sau:

(tại sao lại cần 1 FORM CHUẨN? vì nếu bạn đã áp dụng thấy OK cho 1 khách hàng rồi mà không cần chỉnh sửa nữa thì bạn có thể copy cả bảng này thành bảng mới với tên dự án khác. Như vậy bạn không phải mất công tạo lại các cột và các thẻ như vậy đối với dự án sau đó. Tính năng Copy Bảng này các Kiến Trúc Sư tự mò nhé, cũng dễ thôi)

Khi bạn đã SETUP xong form này trên Máy Tính rồi, nhưng khi gặp khách hàng, bạn chỉ cần cầm điện thoại hoặc Ipad có cài ứng dụng Trello rồi và điền thông tin vào thôi. Bây giờ, để thực dụng, AD sẽ minh họa bằng giao diện điện thoại di động để các Kiến Trúc Sư cảm thấy sát thực tiễn nhất khi bạn đi gặp khách buổi đầu tiên đo đạc hiện trường.

Bạn chọn thẻ Ảnh hiện trạng công trình, chọn nút màu xanh, chọn Tập Tin Đính Kèm chính là việc up load số ảnh hiện trạng bạn đã chụp trong máy điện thoại của bạn lên trên Trello . Như vậy thẻ này có tác dụng lưu lại ảnh hiện trạng công trình để cho các anh em triển khai ở nhà (thường người triển khai dự án không gặp trực tiếp khách hàng) dễ hình dung trước khi thiết kế. Quá hay phải không?

Tiếp tới là thẻ Yêu Cầu Chủ Nhà, Kiến Trúc Sư chọn Danh Sách Công Việc, sau đó list các tâm tư, nguyện vọng của chủ nhà vào. Ngày xưa AD phải dùng giấy bút để ghi lại, mấy ông Kiến Trúc Sư già thì thường không thèm ghi mà chỉ gật đầu như đúng rồi. Chắc chắn lúc về truyền đạt lại cho đàn em quên mất 50% là cái chắc. Bây giờ dùng công nghệ này, đảm bảo mọi truyền đạt về cho người triển khai không mất đi đâu được. Vậy là khi bạn về nhà lên phương án cho chủ đầu tư, bạn chỉ cần checklist lại trước khi thiết kế thôi.

Sau khách hàng có cãi "Chị có muốn làm như vậy đâu nhỉ?" thì lôi bằng chứng "Hôm đầu tiên, em note cẩn thận hết rồi, chị không tin thì xem này ..."
Ngày tháng đã ghi hết lên trên online thì không mất thời gian tranh luận đúng sai nữa.

Ưu điểm của sử dụng app này là khiến các Kiến Trúc Sư pro hơn trong mắt khách hàng và không phải mang quá nhiều thứ (giấy, bút, sổ tay) trong buổi hẹn đầu tiên. Chỉ cần 1 chiếc smartphone có 3G là đủ. 

Thẻ Phác tay ý tưởng dành cho Kiến Trúc Sư vẽ tay ngay tại hiện trường và khách hàng có vẻ gật gù đồng ý. Bạn chỉ cần chụp lại và up lên hệ thống. Như vậy tránh trường hợp chẳng may mất tờ giấy đó, ngày trước AD hay bị làm rơi mấy tờ vẽ phác tay như vậy hoặc mất thời gian tìm vì nó rất hay bị thất lạc...

Tính năng hay ho nhất mà AD thích ở Trello là List Danh Sách Công Việc kia. Khi nhân viên của bạn ở nhà click hết vào các ô chữ V thì bên ngoài thẻ đó sẽ hiển thị sự hoàn thành công việc mà bạn đã note vào khi gặp chủ nhà.

Khi bạn giao các đầu việc cho người khác, bạn cũng biết được tiến độ công việc thông qua việc nhìn vào thông số này. VD trong trường hợp này, có 7 yêu cầu của chủ nhà gửi gắm vào thiết kế và bạn đã đảm bảo mọi yêu cầu trong thiết kế mới khi hoàn thành xong ý tưởng.

Mục Triển Khai 2D và Triển Khai 3D giống nhau và là công cụ để bạn đi gặp khách, mang Ipad đi để show đứa con tinh thần của mình. Dưới mỗi 1 lần gặp là 1 lần feedback để các Kiến Trúc Sư về sửa. Như vậy, trình độ thuyết phục của Kiến Trúc Sư càng cao, thì số lần gặp thêm khách càng ít, số thẻ Gặp Khách càng ít. AD mong các bạn chỉ gặp lần 2 là xong thôi là đẹp nhất .

Ý tưởng chính để mình làm cột như này là để mỗi khi bạn gặp khách để trình bày phương án mới trên Ipad của bạn ...  khách hàng sẽ phải "vô tình" nhìn thấy hết các phương án cũ nhất – mới nhất, nếu có đòi sửa nhiều quá thì cũng biết ý mà kìm hãm "nhu cầu" vô độ đó lại vì AD thường than thở:

" Chị xem em làm bao nhiêu phương án, mất bao công sức như vậy mà  chị chưa ưng là sao ??? "
Chiêu này AD áp dụng hoài mà xác suất thành công lên tới 95%. Thành công ở đây tức là khiến khách chốt phương án thứ 2 và cũng ngại "không dám" thay đổi nhiều. 

Các Kiến Trúc Sư cứ thử áp dụng xem có hiệu quả với những khách hàng của bạn không ?

Tương tự như vậy với 3 cột còn lại thì tùy sự thiên biến vạn hóa của các Kiến Trúc Sư khi làm việc với các bạn Kỹ Sư, Kỹ Thuật.

Riêng cột Hoàn Thành có tác dụng khá hay ho là để các bạn lưu giữ Sản Phẩm trước và sau khi hoàn thành ra sao. Thường là mình lưu file Cad và các ảnh Render ngay trên Trello. Sau đó, mình sẽ chuyển Bảng của dự án này sang MỤC LỚN KHÁC và chỉ có mình mới thấy và quản lý. Ngoài ra, khi gặp 1 khách hàng mới, bạn có thể dùng cả bảng của dự án cũ ra để cho khách hàng mới xem cả 1 quá trình làm việc "đầy chất xám" của người nghệ sĩ gian truân biết chừng nào với những khách hàng trong quá khứ.

Cách trình bày theo sơ đồ Kanban sẽ không thể làm được chuyện này nên AD khuyến khích các Kiến Trúc Sư tùy chỉnh các Cột, các bảng đi theo phương pháp này.

 Ứng dụng Trello cho Phòng Kinh Doanh, Marketing

Ứng dụng Trello cho các phòng ban khác của studio của các Kiến Trúc Sư thì AD xin phép để cho các bạn tự do sáng tạo thì tốt hơn nên sẽ không nói chi tiết. Đối với trường hợp của AD, mình dùng để tạo ra các form kịch bản có sẵn để nhân viên mới có thể thích nghi với công việc nhanh nhất có thể.

Ví dụ với Phòng Kinh Doanh thì AD thường dùng để lưu các tình huống mà Sale sẽ gặp khi tương tác với khách hàng. Với đối tượng khách trên FB inbox như này đã có những tư vấn như nào, với khách hàng cũ phải chăm sóc ra sao, với những câu hỏi qua điện thoại của khách thì nên trả lời như nào ... Như vậy đảm bảo nếu Kiến Trúc Sư tuyển 1 bạn Kinh Doanh mới thì thời gian training cũng rất nhanh vì bạn đã dày công SET UP ra một hệ thống hoàn hảo rồi. Mọi nhân viên đều có thể thay thế được nếu cảm thấy không phù hợp.

Mục  X.Dự án hoàn thành thường dùng để chuyển 1 dự án đã kết thúc từ mục 1.Phòng Thiết Kế sang. Tất nhiên, mục này chỉ có mình AD xem được thôi.

Bản Free và bản trả phí khác gì nhau?

Có rất nhiều sự khác biệt giữa bản Free so với bản Trả Phí nhưng điểm AD thấy quan trọng nhất đó là sự phân quyền. Bản Free thì khi bạn JOIN nhân viên của bạn vào 1 bảng, họ sẽ có quyền như bạn. Tức họ có thể "nhỡ tay" xóa 1 bảng vô cùng quan trọng mà bạn không biết. Hoặc những nhân viên lười xóa hẳn 1 task nhiệm vụ quan trọng trong số hơn chục task bạn yêu cầu.
Với bản Trả Phí, bạn SETUP quyền Bình Thường thì nhân viên của bạn chỉ có thể stick vào mục Danh Sách và comment trong các thẻ công việc. Chỉ có cấp Quản Lí mới có thể tạo bảng, xóa bảng, tạo task, xóa task.

Chính vì vậy Trello dùng bản Free sẽ hợp với quy mô công ty nhỏ dưới 10 người.

Tổng kết

FREE
Như mình đã phân tích mục trên về sự khác biệt bản Free với bản Trả Phí hiện tại là không khác gì nhau là mấy nếu áp dụng với văn phòng Thiết Kế Kiến Trúc-Nội Thất tại Việt Nam. Vậy tội gì bạn không áp dụng em nó trong hoàn cảnh lúc đầu khởi nghiệp túng thiếu về tiền bạc.
Khi doanh nghiệp bạn tầm 20 người trở lên thì mới cân nhắc đến tính năng trả phí để phân quyền Trưởng Nhóm – Nhân Viên chi tiết hơn. Hoặc bạn sẽ dùng các phần mềm có tính năng mạnh hơn cho việc làm team số lượng lớn như  Asana hoặc Bitrix24

ĐÃ CÓ VIỆT HÓA
Đây đúng là 1 phần mềm có tư duy toàn cầu khi ở một thị trường có thể  nói là không lấy gì làm tiềm năng cho lắm  như ở Việt Nam mà họ vẫn làm 1 phiên bản Việt Hóa chi tiết từng ngõ ngách một. Bạn chỉ cần 1 lần đọc bài viết này và tự tìm hiểm thêm các tính năng mới mà Trello sẽ cập nhật trong tương lai cũng không có gì khó khăn cả.

HOẠT ĐỘNG ĐA NỀN TẢNG PC - ĐIỆN THOẠI - IPAD - IOS - ANDROID
Nếu các Kiến Trúc Sư không biết chứ AD làm công nghệ được 4 năm thì mới thấy: để một ứng dụng hoạt động trơn tru trên cả PC-Di động-Ipad xong rồi cả hệ IOS lẫn Android là tốn cực kì nhiều chi phí Coder và Server khủng khiếp. Vì khi bạn cập nhật thêm 1 tính năng mới, bạn phải update nên cả giao diện di động-ipad-pc sau đó là cả phần code Android-IOS. Mà qua mấy năm theo dõi Ad thấy phần mềm Trello update tính năng mới liên tục : trung bình 2 tuần/1 lần , lại phải update lại trên cả Appstore và GG Play.
AD đã từng thử up 1 file trên PC thì ngay lập tức 2-3s sau, file đó xuất hiện trên app của Ipad (IOS) và app của điện thoại di động mình (điện thoại mình dùng Android).
AD đã lấy thân mình 3 năm chuột bạch chuyện này rồi (từ hồi Trello giao diện cùi bắp lắm) nên các bạn Kiến Trúc Sư cứ yên tâm về tính năng hoạt động đa nền tảng của Trello.

TÍNH ỔN ĐỊNH
Theo tìm hiểu của AD thì Trello là startup của Mỹ có sự phát triển mạnh nhất và được đầu tư lớn nhất so với các startup khác làm sản phẩm tương tự đang có trên thị trường thế giới nên bạn có thể tự tin vào sự an toàn mà data công ty bạn đang ở trên đây. Các công ty công nghệ thường hay đột tử bất thình lình, nếu bạn gửi gắm data công ty mình qua các công ty công nghệ "mới nhú" thì sự rủi ro là vô cùng lớn.

CHO KHÁCH HÀNG THẤY ĐƯỢC QUÁ TRÌNH SÁNG TẠO CỦA NGƯỜI THIẾT KẾ
Nếu như bạn làm theo phương pháp mà AD đề cập, chắc chắn sẽ khiến cho khách hàng sắp tới của bạn hiểu được 1 chân lý hiển nhiên : TRÍ TUỆ SÁNG TẠO CỦA KIẾN TRÚC SƯ ĐÁNG GIÁ LẮM ...
Vì phương pháp đó show cho khách hàng thấy tất cả các phương án bị loại rồi mới ra phương án cuối cùng nó mất nhiều công sức như thế nào , cho họ thấy luôn các bộ môn kỹ thuật phải phối hợp chặt chẽ như thế nào mới ra sản phẩm .  Nếu họ thấy được điều đó trước khi họ thuê bạn, khách hàng sẽ trân trọng hơn những ý tưởng thiết kế của bạn

Hy vọng phần mềm này giúp ích cho bạn!

(Tác giả: Admin KientrucCom)